Em um mercado cada vez mais dependente de fornecedores especializados e prestadores de serviço terceirizados, Valdoir Slapak, executivo com atuação em administração e gestão estratégica, tem acompanhado empresas que gerenciam dezenas de contratos com terceiros sem nenhum processo estruturado de acompanhamento, deixando escapar oportunidades relevantes de eficiência operacional e economia financeira.
A gestão de contratos com terceiros costuma ser tratada como responsabilidade dispersa entre diferentes áreas, sem dono claro nem processo centralizado, o que dificulta identificar sobreposições, renegociações possíveis e riscos contratuais relevantes para a operação.
A seguir, mostramos como a eficiência operacional pode ser aplicada de forma mais estruturada à gestão desses contratos.
Por que a gestão de contratos com terceiros costuma ser ineficiente?
Sem um processo centralizado, cada área da empresa tende a contratar e renovar serviços de terceiros de forma independente, gerando contratos com condições distintas para serviços semelhantes, prazos de renovação desalinhados e, em muitos casos, desconhecimento sobre a existência de contratos redundantes entre diferentes departamentos da mesma empresa. Na avaliação de Valdoir Slapak, essa fragmentação de responsabilidade costuma custar mais caro do que aparenta, já que a ausência de visão consolidada impede a empresa de negociar em escala com fornecedores que atendem múltiplas áreas simultaneamente, perdendo poder de barganha que poderia reduzir custos de forma significativa e comprometendo a gestão financeira consolidada da operação.
Diagnósticos financeiros conduzidos revelam que empresas de médio porte frequentemente mantêm contratos com terceiros que já não geram o valor original esperado, simplesmente porque ninguém reavaliou sua necessidade desde a contratação inicial, permitindo renovações automáticas ano após ano sem qualquer questionamento sobre a real utilidade do serviço contratado para a operação atual da empresa e para sua estratégia de crescimento.
Como estruturar um processo centralizado de gestão de contratos?
Consolidar todos os contratos com terceiros em um repositório único, com informações padronizadas sobre valor, prazo, condições de rescisão e responsável interno, permite que a empresa tenha visão completa de sua exposição contratual e identifique rapidamente oportunidades de consolidação ou renegociação que passariam despercebidas em uma gestão fragmentada por área. Como pondera Valdoir Slapak, esse repositório deveria incluir também um calendário de vencimentos, permitindo que renegociações sejam iniciadas com antecedência suficiente, evitando renovações automáticas em condições que já não refletem o poder de negociação atual da empresa perante seus fornecedores.
Empresas que atribuem um responsável único pela gestão consolidada de contratos, mesmo que a execução operacional de cada serviço permaneça descentralizada entre as áreas usuárias, conseguem identificar com mais facilidade contratos sobrepostos, condições desatualizadas e oportunidades de negociação conjunta que geram economia de escala significativa ao longo do tempo.
Quais indicadores de eficiência deveriam ser acompanhados nessa gestão?
Custo total de contratos com terceiros como percentual da receita, número de contratos por fornecedor distintos com escopo semelhante, e taxa de renovação automática sem revisão prévia são indicadores que revelam rapidamente o nível de maturidade da gestão contratual de uma empresa em relação a seus fornecedores externos e à disciplina financeira aplicada a esse tipo de despesa.
Empresas que acompanham esses indicadores regularmente conseguem identificar tendências de deterioração na eficiência contratual antes que se tornem um problema financeiro relevante, permitindo ações corretivas enquanto o impacto ainda é administrável dentro do orçamento operacional vigente e sem necessidade de medidas emergenciais mais custosas.
Na síntese de Valdoir Slapak, a comparação periódica de condições contratuais com referências de mercado, mesmo que informal, ajuda a identificar quando a empresa está pagando significativamente acima do valor justo por determinado serviço, um sinal frequente de que o contrato não foi revisado há tempo suficiente e merece renegociação imediata antes da próxima renovação automática.
Como equilibrar eficiência de custo e qualidade na gestão de terceiros?
Reduzir custos contratuais de forma agressiva, sem avaliar o impacto sobre a qualidade do serviço prestado, pode gerar economia aparente no curto prazo que se transforma em problemas operacionais mais custosos no médio prazo, seja por falhas de entrega, seja pela necessidade de trocar de fornecedor às pressas em condições menos favoráveis.
Empresas que tratam eficiência operacional como sinônimo apenas de redução de preço tendem a subestimar o custo de qualidade inferior, que muitas vezes só se manifesta financeiramente depois que o problema operacional já causou dano à receita ou à reputação da empresa perante seus próprios clientes.
Valdoir Slapak sintetiza que a gestão eficiente de contratos com terceiros deveria equilibrar custo, qualidade e risco de forma simultânea, tratando cada renovação como uma oportunidade de revisão completa, e não apenas como um trâmite administrativo repetido automaticamente ano após ano sem qualquer questionamento sobre sua adequação à realidade atual da operação da empresa.
